MEER BOEKINGEN.  MINDER WERK.

Stap 1: Naar bedrijfsgegevens Klik na het inloggen op het tabblad ‘Contactgegevens’ in de menubalk. Stap 2: Contactgegevens invullen Als je op contactgegevens hebt geklikt, kom je meteen bij de contactgegevens. Je kunt ook altijd op ‘Contact’ klikken om terug te gaan naar de contactgegevens. Hier kun je de volgende contactgegevens invullen: Voornaam Achternaam Adres Postcode Plaats Land Mobielnummer Telefoonnummer E-mailadres Website Facebook account Het is belangrijk dat deze gegevens correct worden ingevuld. Deze informatie wordt namelijk gebruikt voor het contactformulier waarmee klanten contact kunnen opnemen. Ook is het telefoonnummer, e-mailadres en eventuele Facebook link te zien op de factuur. Verder is deze informatie belangrijk voor als Reservation Manager contact met u moet opnemen. Stap 3: Factuur informatie invullen Om bij de factuur informatie te komen, klik je op ‘Factuur info’. Hier kun je de volgende gegevens invullen: Naam / T.a.v. Adres Plaats Postcode Land Dit is extra informatie die wordt weergegeven op de factuur als de lay-out van de factuur op ‘Standaard’ staat. Stap 4: Financiële informatie invullen Klik op ‘Financieel’ om bij het financiële tabblad te komen Hier kun je de volgende velden invullen: (Bedrijfs/Verenigins)naam KvK nummer IBAN BTW nummer Banknummer BIC Stap 5: Betalingsproviders (optioneel) Klik op ‘Betalingsproviders’ om op het tabblad van betalingsproviders te komen. Stap 5.1: Mogelijkheid om met iDeal / Paypal te betalen aanzetten bij accommodatie Als je de betalingen van de klant automatisch wilt laten verlopen via iDeal of Paypal, is het belangrijk dat je dit aangeeft bij het toevoegen / wijzigen van een accommodatie. Klik hier om te zien hoe je dit kunt aanzetten. Als je uitsluitend werkt met overschrijvingen, kun je deze pagina overslaan. Stap 5.2: Account aanmaken bij een betalingsprovider Als de mogelijkheid om met iDeal of Paypal te betalen is aangezet, heb je een account nodig bij een betalingsprovider. Bij het tabblad ‘Betalingsproviders’ kun je zien welke betalingsproviders wij ondersteunen. Stap 5.3: Sleutel invoeren Als je het proces van aanmelden bij een betalingsprovider hebt doorgelopen, krijg je een API-key of soortgelijke sleutel. Deze kun je dan bij het tabblad ‘Betalingsproviders’ invoeren. Als de sleutel is ingevoerd, zal er een link verschijnen op de factuur voor de klant. De klant kan via deze link dan meteen betalen. De betalingen worden dan automatisch verwerkt in de reservering. Stap 6: Wachtwoord veranderen Om het wachtwoord te veranderen kun je klikken op ‘Wachtwoord’. Hier kun je het wachtwoord veranderen dat je gebruikt om in te loggen bij UwBoeking.com. Hiervoor moet je eerst je huidige wachtwoord opnieuw invoeren. Klaar! Je hebt nu succesvol de stamgegevens ingevuld! Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Stap 1: Ga naar [Instellingen] in de menubalk Stap 2: Algemene instellingen instellen Er zijn 6 categorieën van algemene instellingen. Deze behandelen we hieronder. Categorie 1: Algemeen Boekingskosten doorberekenen aan huurder Hier kun je aangeven of je de boekingskosten wilt doorberekenen aan de huurder. Gebruik je het systeem op basis van afkoop? Dan zijn er geen directe boekingskosten van toepassing. Desgewenst kun je deze kosten alsnog wel doorberekenen. De boekingskosten worden standaard berekend aan de hand van het aantal accommodaties dat je hebt. Wil je een ander bedrag dan standaard doorberekenen? Neem dan contact met ons op, wij zullen dit dan voor je instellen. Bedrijfsnaam in module tonen Als je ‘Bedrijfsnaam in module tonen’ op ja hebt staan, dan verschijnt er een veld op de boekingsmodule waar de gast een bedrijfsnaam kan invullen. Daarbij kun je bij het zelf aanmaken van een reservering nu ook een bedrijfsnaam invullen bij de reservering. Gewenste naam boeker Hier kun je instellen hoe je de gast wilt aanspreken in het mailcontact, op de factuur en in de boekingsmodule. Je hebt keuze uit de voornaam of voorletters. Startpagina na het inloggen Hier kun je de pagina instellen die als eerste getoond wordt na het inloggen. Deze staat standaard ingesteld op ‘Reserveringen’. Standaard tab bij reserveringen Bij de pagina ‘Reserveringen’ heb je verschillende tabbladen. Deze staat standaard ingesteld op het tabblad ‘Actueel’. Standaard tab bij archief Ook voor het archief kun je aangeven op welk tabblad je wilt beginnen. Deze staat standaard ingesteld op het tabblad ‘Actueel’ Planbord stijl Er zijn 2 verschillende planbord stijlen; oud en nieuw. Hier kun je selecteren welk type je wilt gebruiken. Planbord personen Hier kun je aangeven of het aantal personen getoond moet worden in het planbord. Deze optie is alleen mogelijk voor het oude planbord 1 of 2 maanden tonen op het planbord Deze instelling is alleen van toepassing voor het oude planbord. Hier kun je namelijk aangeven of 1 of 2 maanden tegelijk getoond moeten worden. Categorie 2: Reserveringen Gastenlijst door gast in laten vullen Hier kun je aangeven of de gast een gastenlijst in moet vullen. Hiermee wordt de variabele %personsList% in de mail actief. De variabele genereert de link naar de invulpagina die de gast kan invullen. Verschillende valuta gebruiken Gebruik je andere valuta dan de euro? Klik hier dan op ‘Ja’. Boeker dient akkoord te gaan met huurvoorwaarden Als deze instelling op ‘Ja’ staat, dan dient de boeker akkoord te gaan met de huurvoorwaarden. Er verschijnt dan een verplichte checkbox op de boekingsmodule die de boeker aan moet vinken. Wij raden het aan om deze instelling op ‘Ja’ te zetten. SMS ontvangen bij reservering Wil je graag een SMS ontvangen als er een reservering is gedaan? Zet deze instelling dan op ‘Ja’. Voor klanten op basis van afkoop zijn hier verder geen kosten aan verbonden. Betalingen alleen contant Wil je dat gasten alleen contant kunnen betalen? Zet deze optie dan op ‘Ja’. Gebruik eigen check-in en check-out tijden Als je met je eigen check-in en check-out tijden werkt, zet deze optie dan op ‘Ja’. De standaard in ons systeem is een check-in tijd van 12.00 u en een check-out tijd van 10.00 u. Kenteken gebruiken Indien deze van belang is voor de administratie of voor een slagboom kan dit veld actief worden gemaakt door het aanzetten van deze instelling. Categorie 3: Reserveringsmodule Aanvraagformulier tonen bij geen beschikbaarheid Als deze instelling op ‘Ja’ staat, dan wordt er een aanvraagformulier getoond als er geen beschikbaarheid is ingevoerd. Kalender tonen op aanvraagformulier Werk je met aanvraagformulieren en wil je hier een beschikbaarheidskalender op tonen? Dan kun je deze hier aanzetten. Vergeet vervolgens niet om een beschikbaarheid in te vullen bij de accommodatie. Boeker kan aangeven hoe die ons heeft gevonden Als deze optie aanstaat, dan wordt er een extra veld toegevoegd aan de boekingsmodule waarin de boeker kan aangeven hoe die jullie heeft gevonden. Dit kun je gebruiken om inzicht te krijgen in hoe je wordt gevonden. Boekingsmodule zonder reclameregel Standaard staat er een reclameregel van Reservation Manager onder de boekingsmodule. Dit kan uitgezet worden. Voor klanten op basis van afkoop zijn er geen kosten verbonden aan het uitzetten van deze reclameregel. Link naar plattegrond tonen in boekingsmodule Als deze instelling op ‘Ja’ staat en er een plattegrond is ingesteld bij de accommodatie, dan wordt er een link getoond naar de plattegrond in de boekingsmodule. Deze link staat dan boven de beschikbaarheidskalender van de boekingsmodule. Categorie 4: Reserveringsmodule Module onderverhuur – (Alleen bij onderverhuur) Deze module kun je aanzetten als je namens een eigenaar de accommodatie verhuurt. Eigenaren afrekening Als je werkt met een eigenaren afrekening, dan kun je dit hier aanzetten. Voor klanten op basis van afkoop zijn hier geen kosten aan verbonden. Assurantiemodule gebruiken Als de assurantiemodule aanstaat, dan kan de boeker een reisverzekering afsluiten bij het berekenen van de prijs. Als je een eigen assurantieverzekering hebt, dan kun je ‘Eigen’ selecteren. De gegevens van deze verzekering vul je in bij de accommodatie met vervolgens het tabje “Financieel” bij het gedeelte onderaan de pagina “assurantiemodule”. Wil je de boeker geen optie bieden om een assurantieverzekering af te sluiten, dan kun je deze op ‘uit’ zetten. Bankgegevens per verblijf Heb je geen algemene bankgegevens, maar verschillen deze per accommodatie? Dan kun je deze instelling op ‘Ja’ zetten. Vervolgens kun je onder het tabblad ‘Financieel’ van de instellingen van de accommodatie de bankgegevens per accommodatie invullen. De bankgegevens per accommodatie worden dan getoond op de factuur, in plaats van de algemene bankgegevens. iCAL kalenderkoppeling gebruiken Als je de beschikbaarheid van de accommodatie wilt delen met andere partijen, dan kan dit via een iCAL koppeling. Het gebruik hiervan kun je hier aanzetten. Voor klanten op basis van afkoop zijn er geen kosten verbonden aan het gebruik van iCAL koppelingen. Factuurmodule gebruiken Als je losse facturen wilt versturen die niet verbonden zijn aan een reservering, dan kun je de factuurmodule gebruiken. Die kun je hier aanzetten. Voor klanten op basis van afkoop, zijn hier geen kosten aan verbonden. Categorie 5: Facturen Accommodatienummer op factuur tonen Je kunt naast de accommodatienaam ook het accommodatienummer tonen op de factuur. Als je dit wilt, dan kun je deze optie aanzetten. Hierdoor komt er een extra veld op de factuur dat toont welk plaats nummer het betreft. Categorie 6: E-mail verkeer Mail versturen bij het in- en uitchecken Je kunt reserveringen in- en uitchecken. Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan ontvangt de klant een check-in mail bij het inchecken en een check-out mail bij het uitchecken. Betalingsbevestiging ontvangen Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan ontvang je een betalingsbevestiging per mail als de gast heeft betaald. Opmerkingen mailen De eigenaar van het account ontvangt dan een mail met de opmerkingen die gemaakt zijn door een gast. Bedankmail versturen Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan krijgt de gast twee weken na vertrek een bedankmail. In de handleiding over mails kun je meer informatie vinden over hoe je deze mail kunt personaliseren. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Stap 1: Naar Accommodaties Klik in de menubalk op ‘Accommodaties’. Stap 2: Accommodatie toevoegen Klik vervolgens op ‘Toevoegen’ om een accommodatie toe te voegen Stap 3: Gegevens van de accommodatie invullen Als eerste krijg je een scherm waarin je de gegevens van de accommodatie kunt invullen. Soort accommodatie Hier kun je het type van de accommodatie selecteren. Het is van belang dat je het juiste type selecteert. Er is keuze uit: Vakantiehuis / Appartement Dit is voor vakantiehuizen, appartementen, chalets, stacaravans en groepsaccommodaties die geen (meer)prijs per persoon rekenen. Camping Dit type is voor kampeerplaatsen en camperplaatsen Hotel / Bed & Breakfast Dit type is voor Hotels en Bed & Breakfasts. Vakantiepark Dit type is voor vakantieparken Verhuur Dit type is voor camper- en caravanverhuur Groepsaccommodatie per persoon Dit type is voor groepsaccommodaties die een (meer)prijs per persoon . Naam accommodatie Bij het kopje “Naam accommodatie” kun je de accommodatie een naam geven. Adresgegevens van uw accommodatie Hier kun je het adres, postcode, plaats, land en provincie aangeven van de accommodatie. Bij verschillende advertentieplatformen wordt deze informatie gebruikt voor de zoekfilters en Google Maps kaarten. Het is dus van belang dat de gegevens hier goed worden ingevoerd. Afbeelding Hier kun je een afbeelding plaatsen, dit is tegelijkertijd de hoofdfoto van de accommodatie. Stap 4: Financiële gegevens invoeren Hier kun je verschillende belangrijke financiële gegevens invoeren voor de accommodatie. Aan- en restbetaling Hier kun je aangeven welk percentage van het bedrag als aanbetaling en als restbetaling moet worden betaald. Daaronder kun je voor de aanbetaling aangeven hoeveel weken na de boeking de aanbetaling betaald moet worden. Voor de restbetaling kun je het betalingstermijn in weken voor aankomst aangeven. Aantal kamers/plaatsen/huizen Dit veld is alleen van belang voor campings, hotels of vakantieparken. Hier kun je namelijk aangeven hoeveel kamers het hotel heeft, hoeveel identieke plaatsen de camping heeft en hoeveel identieke huizen er op het vakantiepark staan. Inclusief/maximaal aantal personen. De volgende velden verschillen met het type accommodatie dat in het eerste veld is geselecteerd. Hieronder wordt dit verder toegelicht. Voor ‘groepsaccommodaties per persoon’ en ‘per persoon’ type Bij de accommodatietypen ‘Groepsaccommodatie per persoon’ en ‘per persoon’ is er ook een veld ‘Maximaal aantal personen’. Hier kun je invullen hoeveel personen de accommodatie maximaal kan hebben. Bij ‘Inclusief aantal personen’ kun je dan invullen voor hoeveel personen het basistarief geld. Werk je volledig met prijs per personen? Dan kun je het veld ‘Inclusief aantal personen’ op 0 zetten. Voor overige accommodatietypen Bij de overige accommodatietypen kun je in het veld ‘Inclusief aantal personen’ het aantal personen invullen waarvoor de accommodatie geschikt is. Minimaal aantal nachten Hier kun je de minimaal aantal nachten invullen die de gast verplicht is om te boeken. Leeftijdsgrens kinderen Hier kun je invullen hoe oud de bezoekers minstens moeten zijn om meegerekend te worden als volwassene, dit zal ook getoond worden in de boekingsmodule. Waarborg bedrag Hier kun je de hoogte van de borg van de accommodatie invullen, deze zal direct meegenomen worden op de factuur. Valuta Hier kun je aangeven of de kosten van de accommodatie in euro’s, dollars of andere valuta zijn. Betaalmogelijkheden Hier kun je aangeven hoe de klant kan betalen. Overschrijving Als je de optie ‘Overschrijving’ selecteert, zullen alle betalingen via een overschrijving plaatsvinden. In het systeem kun je de betaalstatus van de reservering dan handmatig wijzigen. Paypal / iDeal Bij de optie ‘Paypal / iDEAL’ wordt er een link meegestuurd in de factuur. Hier kan de klant op klikken om de betaling te voldoen. Deze betaalstatus van de reservering wordt dan automatisch aangepast. LET OP: voor deze optie moet er wel een API-key of andere sleutels zijn ingevoerd bij [Stamgegevens] -> [Betalingsproviders]. Deze sleutel ontvang je bij het aanmelden van de gekozen betalingsprovider. Beide Als je ‘Beide’ selecteert, heeft de klant de mogelijkheid om via overschrijving en Paypal / iDEAL te betalen. Stap 5: Insluitcode (optioneel) Deze stap is optioneel en vooral interessant als je de boekingsmodule voor deze accommodatie wilt toevoegen aan jouw website. De code voor de boekingsmodule kun je hier kopiëren om vervolgens te plakken in de code van de website. Ook kun je hier een link vinden die je kunt gebruiken om de boekingsmodule weer te geven bij verschillende externe marketingwebsites. Als een boekingsmodule op de website niet van toepassing is, kun je deze stap overslaan. Klaar! De accommodatie is nu toegevoegd. Als je naar [Accommodaties] gaat, zal de accommodatie nu zichtbaar zijn. Het is ook mogelijk om meteen de beschikbaarheid toe te voegen. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Stap 1: Klik op ‘Accommodaties’ in de menubalk Stap 2: Klik op de drie puntjes achter de accommodatie en kies nu voor "accommodatie bewerken" Gegevens bewerken Er zijn verschillende tabbladen waar je de instellingen kunt wijzigen. In deze handleiding behandelen we ieder tabblad met de verschillende instellingen. Tabblad 1: Algemeen Soort verblijf Hier kun je het type van de accommodatie aanpassen. Let op! De manier van prijzen invoeren verschilt per accommodatietype. Het kan dus voorkomen dat de prijzen niet meer goed staan na het wijzigen van het accommodatietype. Controleer de prijzen altijd na het wijzigen van het accommodatietype. In de handleiding voor prijzen invoeren kun je meer lezen over het invoeren van prijzen. Naam accommodatie Hier kun je de naam wijzigen van de accommodatie. De naam op de boekingsmodule veranderd niet automatisch mee. Dit kun je doen bij de styling van de iFrame. Afbeelding Hier kun je de afbeelding wijzigen die wordt gebruikt voor de advertentiekop van de Zoek & Boek op de website. Plattegrond Hier kun je de plattegrond invoeren. Deze plattegrond wordt getoond als er wordt geklikt op de bijpassende link in de boekingsmodule. Of deze link toonbaar is, kun je instellen bij de algemene instellingen. In de handleiding over algemene instellingen kun je meer lezen over de algemene instellingen. Adresgegevens Hier kun je de adresgegevens van de accommodatie wijzigen E-mailadres en wachtwoord beheerder Heb je een beheerder die ook informatie dient te ontvangen? Dan kun je het e-mailadres en het wachtwoord van de beheerder hier invullen. Kopie bevestigingsmail naar Moet de bevestigingsmail naar een extra e-mailadres gestuurd worden? Dan kun je dat adres hier invullen. Eigen URL na boeken De klant krijgt standaard een bevestiging na het boeken. Wil je liever je liever een andere pagina laten zien nadat de boeking is gedaan? Dan kun je de URL van jouw gewenste pagina hier invullen. Bij een boeking is goedkeuring vereist Als je deze optie op ‘Ja’ hebt staan, dan dienen alle gemaakte reserveringen eerst door jullie gekeurd te worden. De reserveringen komen dan eerst onder het tabblad ‘Opties / Keuren’ bij [Reserveringen]. Als deze op ‘Nee’ staat, dan hoeft de boeker alleen het eigen e-mailadres te bevestigen en wordt de reservering meteen definitief gemaakt. Link naar accommodaties tonen in module Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan wordt er een link getoond in de boekingsmodule. Als je op deze link klikt, dan wordt de klant doorverwezen naar de Zoek & Boek module waar ze op andere accommodaties kunnen klikken. Staat deze optie op ‘Nee’? Dan wordt er geen link getoond in de boekingsmodule. Vertrekdag afblokken op kalender Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan wordt de volledige vertrekdag afgeblokt. Je kunt dan geen reserveringen binnenkrijgen die op die dag aankomen. Module actief Hiermee geef je aan of de boekingsmodule actief is. Als deze niet actief is, wordt er een aanvraag formulier getoond in plaats van de boekingsmodule. (ONDERHOUDSMODUS) Aanvraagformulier tonen i.p.v. boekingsmodule Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan wordt er een aanvraagformulier getoond in plaats van de boekingsmodule. Hierdoor is direct boeken niet mogelijk. Dit kan het beste gebruikt worden als je bijvoorbeeld de prijzen aan het wijzigen bent en niet wilt dat iemand per ongeluk boekt voor een verkeerde prijs. Link naar arrangementen tonen in module Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan wordt er een link naar de arrangementen getoond in de boekingsmodule. Als je hier op klikt, krijg je een overzicht van de arrangementen die je kunt boeken. Wil je meer weten over arrangementen invoeren? Bekijk dan onze handleiding voor arrangementen toevoegen. Meerdere plaatsen/kamers boeken Deze optie is alleen van toepassing voor campings, hotels/B&B’s en vakantieparken. Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan krijgt de gast de mogelijkheid om meerdere kamers/plaatsen te boeken in een keer. Kalender actief Heb je liever geen beschikbaarheidskalender zichtbaar op de boekingsmodule? Dan kun je hier de kalender hier uitzetten. Advertentienetwerk gebruiken Wil je dat de dat de advertentie die je hebt ingevuld getoond wordt op verschillende website? Tabblad 2: Klik op het icoon ‘Financieel’ Percentage aan- en restbetaling Hier kun je het gedeelte van de aan- en restbetaling invoeren. Samen moet het altijd uitkomen op 100% In de velden daaronder kun je aangeven hoeveel weken na boeking de aanbetaling moet worden gedaan en in hoeveel weken voor aankomst de restbetaling moet worden gedaan. Deze informatie wordt ook zichtbaar op de factuur. Aantal personen / volwassenen Hier kun je aangeven voor hoeveel personen de accommodatie maximaal is. Voor accommodaties met de types ‘Camping’ en ‘Groepsaccommodaties per persoon’ krijg je een extra veld genaamd ‘Inclusief aantal personen’. Hier kun je aangeven tot hoeveel personen de basisprijs geldt. Bij het veld ‘Maximum aantal volwassenen’ kun je aangeven hoeveel volwassenen er maximaal mogen verblijven. Maak je geen onderscheid tussen aantal kinderen en volwassenen? Dan kun je het veld ‘kinderen’ uitschakelen. Leeftijd kinderen Bij minimum en maximum leeftijd kinderen kun je de leeftijdsklasse aangeven van wat je onder kinderen rekent. Minimaal aantal nachten en minimaal aantal nachten weekend Hier kun je aangeven hoeveel nachten er minimaal geboekt moeten worden. Aantal nachten in module Hier kun je aangeven hoeveel nachten iemand maximaal kan boeken. Waarborg bedrag Hier kun je het waarborg bedrag invullen. Dit wordt gebruikt zodat je bij het wijzigen van de betaalstatus kunt aangeven dat de borg betaald is, het systeem weet dan hoe hoog de borg is. Wil je meer weten over het wijzigen van de betaalstatus van de reservering? Neem dan eens een kijkje in de handleiding voor betaalstatus wijzigen. Automatisch kamer- plaatsnummer toewijzen Deze optie is alleen van toepassing voor campings, vakantieparken, hotels en B&B’s. Hiermee kun je namelijk aangeven of de kamers of plaatsen automatisch toegewezen worden. Als dit op ‘Ja’ staat, dan wordt dit automatisch gedaan. Als het op ‘Nee’ staat, dan kan de boeker zelf de kamer of plaats selecteren Dagen tonen i.p.v. nachten Standaard wordt er ‘aantal nachten’ weergegeven bij de prijs berekenen in de boekingsmodule. Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan wordt deze tekst vervangen met ‘aantal dagen’. Werken met dagprijzen Werk je niet met prijzen per weekend, midweek of week, maar met verschillende prijzen per dag? Dan kun je deze optie op ‘Ja’ zetten. De velden in de beschikbaarheidsperiode veranderen dan in de prijzen per individuele dag. Let op! Als je al een beschikbaarheid hebt ingevuld, dan worden de gegevens in de prijsvelden overgenomen in de velden van de dagprijzen. Controleer dus altijd de prijzen van de beschikbaarheidsperiodes als je deze optie hebt gewijzigd. Factuur NIET meesturen in de mail Normaal wordt de factuur altijd meegestuurd met de reserveringsmail. Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan wordt de factuur niet meegezonden in de mail. Kamer- plaatsnummers verbergen Deze optie is alleen van toepassing voor campings, vakantieparken, hotels en B&B’s. Als de boeker zelf een kamer of plaats kan kiezen, dan zien zij de bijbehorende nummers in de boekingsmodule. Wil je dit niet laten zien? Dan kun je deze optie op ‘Ja’ zetten. De nummers worden dan vervangen voor een ‘x’ teken. Alleen weekprijs indien zaterdag aankomstdag is Als deze optie op ‘Ja’ staat, dan wordt er alleen een weekprijs gerekend als zaterdag de aankomstdag is. Betaalmogelijkheden Hier kun je aangeven of gasten kunnen betalen met PayPal / iDEAL, een overschrijving of met beiden. Kan de klant met iDEAL of PayPal betalen? Dan verschijnt er een betalingslink in de reserveringsmail. Klaar! Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Stap 1: Ga naar ‘Accommodaties’ in de menubalk Stap 2: Klik op de drie puntjes achter de desbetreffende accommodatie, en kies nu voor "Beschikbaarheid beheren van:" Stap 3: Prijzen toevoegen Hier kun je de beschikbaarheid van de accommodatie beheren. Je kunt hier bestaande prijzen wijzigen, of nieuwe prijzen toevoegen. Ook is het mogelijk om de prijzen van een andere accommodatie te kopiëren. 3.1: Nieuwe prijzen toevoegen Hoe het scherm van prijzen toevoegen eruit ziet, verschilt per gekozen accommodatietype. We gebruiken het ‘Vakantiehuis/appartement’ type als basis. De verschillen met andere accommodatietypen behandelen we daarna. 3.1.1: Vakantiehuis/appartement module Voor de vakantiehuis/appartement module ziet het scherm er als volgt uit: ‘Datum van’ en ‘Datum tot’ Bij de ‘Datum van’ en ‘Datum tot’ velden bepaal je voor welke periode de prijzen moeten gelden. Let op! Het is belangrijk dat de verschillende periodes in elkaar overlopen. Als je bij ‘Datum tot’ ‘01-01-2022’ invoert, is het belangrijk ’01-01-2022’ ook staat bij de ‘Datum van’ van de opvolgende periode. Prijzen invoeren Vervolgens kun je verschillende prijzen invoeren in de volgende velden: Prijs per dag Prijs per dag (weekend) Per midweek (Ma – Vr) Per weekend (Vr – Ma) Per week (7 dagen) Let op!: Plaats nooit ‘0’ maar altijd een realistische prijs in alle velden, ook als je de termijnen niet gebruikt. Gebruik je bijvoorbeeld wel midweek prijzen, maar geen dagprijzen? Doe dan het bedrag van een midweek gedeeld door 4. Zo voorkom je dat iemand per ongeluk de accommodatie kan boeken voor 0 euro. Het systeem rekent met weekenden van vrijdag tot maandag. Maak je zelf gebruik van korte weekenden van vrijdag tot zondag? Deel het bedrag van het korte weekend dan door 2 en plaats dit bij het veld ‘Prijs per dag (weekend)’. Zo kan het systeem alsnog de korte weekenden berekenen. Toeslag voor 1 nacht Kan de gast een enkele nacht boeken, maar reken je hier wel extra voor? Het bedrag dat extra betaald moet worden kun je hier invullen. ‘Minimaal aantal nachten’ en ‘Minimaal aantal nachten weekend’ Bij ‘Minimaal aantal nachten’ kun je invullen hoeveel doordeweekse nachten de gast minimaal kan boeken. Bij ‘Minimaal aantal nachten weekend’ kun je aangeven hoeveel nachten in het weekend de gast minimaal kan boeken. Toegestane aankomst- en einddagen Hier kun je precies aangeven op welke dagen de gasten mogen aankomen en op welke dagen ze mogen vertrekken. 3.1.2: Camping module De camping module is iets eenvoudiger dan de vakantiehuis/appartement module. Het verschil bij de camping module is dat je een alleen een prijs per dag invult en eventuele extra kosten voor een extra volwassene of kind. 3.1.3: Groepsaccommodatie per persoon module De groepsaccommodatie per persoon module heeft dezelfde velden als de vakantiehuis/appartement module. Alleen zijn er 5 extra velden aan toegevoegd. Deze velden zijn: Prijs per dag (Extra personen) Prijs per dag (weekend) (Extra personen) Per midweek (Ma -Vr) (Extra personen) Per weekend (Vr-Ma) (Extra personen) Per week (7 dagen) (Extra personen) In deze velden kun je de prijs van een extra persoon invullen. Wanneer iemand als extra persoon wordt gezien, ligt aan wat er is ingevuld in het veld ‘Inclusief aantal personen’ bij het financiële tabblad bij het wijzigen van de accommodatie (Drie puntjes achter de accommodatie). 3.1.4: Hotel / Bed & Breakfast module Voor een Hotel of Bed & Breakfast is het algemene prijzen invoeren minimaal. Je selecteert namelijk alleen een ‘Datum van’, ‘Datum tot’ en eventuele kosten per extra persoon. De prijzen per dag, maximaal aantal volwassenen en kinderen worden namelijk per kamer ingevoerd. Dit kun je doen bij ‘Huidige kamerprijzen beheren’. Als je nog geen kamers hebt aangemaakt, verschijnt er eerst een scherm waar je dit kunt doen. 3.1.5: Verhuur module & Vakantiepark module Voor camper- en caravanverhuur en voor vakantieparken werkt het prijzen invoeren hetzelfde als voor eenvakantiehuis/appartement. 3.2: Prijzen van een bestaande accommodatie kopiëren Het is ook mogelijk om de prijzen en beschikbaarheid van een andere accommodatie te kopiëren. Dit kun je doen door op ‘Prijzen kopiëren’ te klikken. Vervolgens kun je de accommodatie selecteren waarvan je de prijzen wilt kopiëren. Je kunt alleen prijzen kopiëren van accommodaties met een soortgelijke module. Let op! Als je al prijzen hebt ingevoerd, worden deze gewist en vervangen door de gekopieerde prijzen. Klaar! De accommodatie is voorzien van beschikbaarheid en prijzen, maar er zijn nog meer mogelijkheden. Bekijk in onze rubrieken ook nog opties, bijkomende kosten, kortingen, opslagen, ... Kom je er niet helemaal uit? Geen zorgen! We helpen je graag verder. Voor een zacht tarief van € 9.95,- per accommodatietype voeren wij de prijzen voor je in. Het enige wat we nodig hebben is een prijslijst van de accommodatie(s), inclusief speciale tarieven zoals feestdagen. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Waar worden kortingen en opslagen voor gebruikt? Kortingen en opslagen worden vooral gebruikt als: vroeg boek kortingen, korting vanaf een aantal dagen of personen en de last minute kortingen. Ook kan voor een bepaalde periode of aankomstdatum een korting gegeven worden. Stap 1: Ga naar ‘Accommodaties’ in de menubalk Stap 2: klik op de drie puntjes achter de accommodatie en kies voor ‘Kortingen en opslagen’ Je vindt dit icoon achter de desbetreffende accommodatie. Stap 3: Klik op ‘Toevoegen’ Dit doe je door middel van het ‘groene plusje’ in het scherm. Stap 4: Het invullen van de gegevens Op dit scherm kun je de gegevens van de optie invullen. Belangrijk bij het invullen van de gegevens is dat je weet wat voor soort korting en/of opslag je wilt geven hieronder een aantal verschillende soorten kortingen met hierbij de desbetreffende informatie vindt u onderaan deze pagina. Stap 4.1: Titel en omschrijving Bij de titel geef je de naam van de korting en/of opslag. Voor de omschrijving vul je de omschrijving van de korting en/of opslag in, het veld omschrijving is niet verplicht om in te vullen. Stap 4.2: Datum gebruiken Als je aan een korting en/of opslag alleen in een bepaalde periode wilt gebruiken, kun je ‘Datum gebruiken’ aanvinken. Vervolgens kun je de periode aangeven waarin deze korting en/of opslag te gebruiken is. Heeft de korting en/of opslag geen periode? Dan hoef je ‘Datum gebruiken’ niet aan te vinken. Let op! Zodra je datum gebruiken op ja hebt staan, dan kijkt het systeem naar de aankomstdatum van een reservering zodra de aankomstdatum van een reservering binnen deze periode valt zal de korting en/of opslag gegeven worden. Stap 4.3: Kortingskaart Het is mogelijk om een korting en/of een opslag in te stellen door middel van een kortingskaart. Zo kan de gast tijdens het reserveren aangeven door middel van een vinkje of hij in het bezit is van deze kaart. Stap 4.4: Type Bij het veld type zijn er een aantal opties te selecteren, zo kan je kiezen voor bijvoorbeeld dagen, personen en last-minute korting. Stap 4.5: Korting vanaf Bij het veld korting vanaf zal het systeem altijd kijken naar wat er bij type staat ingevuld ( stap 4.4 ). Zodra je in het veld korting vanaf het aantal 3 invult en bij het ‘type’ dagen zal de korting en/of opslag worden gegeven wanneer de gast minimaal 3 dagen blijft dit geldt het zelfde voor personen, vroeg boekingen, periodes en de last minute korting. Let op! Bij de korting vanaf is het makkelijk om naar de zin onder het veld te kijken zodat je precies ziet wanneer de korting en/of gegeven wordt. Stap 4.6: Prijs In dit veld vul je de korting en/of de opslag die gegeven moet worden in, het bedrag dat als korting of opslag gegeven moet worden. Hierbij geef je vervolgens aan of de korting of toeslag per boeking, dag, week enzovoort gegeven wordt. Let op! Deze prijs moet zonder € worden ingevuld. Ook is het belangrijk als je een opslag wilt geven dat er een min ( - ) voor het bedrag staat geschreven. Stap 4.7: Procent Wil je liever een percentage aan korting geven? Vink deze optie aan en vul in het percentage in stap 4.6 het percentage in, dit doe je ook zonder het % teken. Stap 4.8: Korting tonen Bij de opties tonen kun je uit twee verschillende mogelijkheden kiezen: 1.‘Tonen als korting’ hierbij wordt er duidelijk aangegeven dat dit een korting is, dit wordt getoond in de boekingsmodule maar ook op de factuur. 2.’Verwerken in huurprijs’ dit wordt niet getoond en zal ook niet zichtbaar zijn. Deze optie wordt vooral gebruikt voor als er gasten met minder kunnen komen, zodat er automatisch een lagere huurprijs berekend wordt. Klaar! Als je op ‘Toevoegen’ klikt, wordt de korting of de opslag toegevoegd. Je kunt vervolgens meteen een nieuwe korting of opslag aanmaken of terug gaan naar het overzicht. Wil je graag testen of de optie goed werkt? Bekijk dan de preview van de boekingsmodule via de acties van de accommodatie. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Waar worden de opties en bijkomende kosten voor gebruikt? De opties en bijkomende kosten worden gebruikt in de boekingsmodule. Hiermee kan een klant extra opties aangeven, maar ook verplichte kosten als toeristenbelasting en borg zien. Hieronder volgt het stappenplan waarin we uitleggen hoe je deze opties kunt toevoegen. Stap 1: Ga naar ‘Accommodaties’ in de menubalk Stap 2: Klik nu op de drie puntjes achter de desbetreffende accommodatie en kies nu voor ‘Opties en bijkomende kosten’ Je vindt dit achter de desbetreffende accommodatie. Stap 3: Klik op ‘Toevoegen’ Dit doe je door te klikken op het grote groene plusje. Stap 4: Gegevens van optie invullen Op dit scherm kun je de gegevens van de optie invullen. Stap 4.1: Titel en omschrijving Bij de titel kun je de optie een naam geven. Deze naam wordt ook weergegeven in de boekingsmodule. De omschrijving kun je gebruiken om de optie nader toe te lichten. Wat je invult bij de omschrijving, wordt in de boekingsmodule weergegeven als je met de muis op de optie gaat staan. Let op! Het is erg belangrijk dat geen enkele optie van de accommodatie dezelfde naam gebruikt. Het systeem kan dan in de war raken. Als je een optie meerdere keren gebruikt voor een andere jaartal, geef het jaartal dan mee in de naam. Zo voorkom je dubbele optienamen. Stap 4.2: Datum gebruiken Als je een optie alleen in een bepaalde periode wilt gebruiken, kun je ‘Datum gebruiken’ aanvinken. Vervolgens kun je de periode aangeven waarin deze optie te gebruiken is. Heeft de optie geen periode? Dan hoef je ‘Datum gebruiken’ niet aan te vinken. Stap 4.3: Type aangeven Hier kun je aangeven of de optie per boeking betaald moet worden, per persoon per boeking of per persoon per nacht, etc. Stap 4.4: Prijs invoeren In dit veld kan je het desbetreffende bedrag invullen. Stap 4.5: Aantal mogelijk en maximaal bedrag Het kan zijn dat er meerdere van dezelfde optie geboekt kan worden. Bijvoorbeeld 3 extra campingbedjes of 2 extra kinderstoeltjes. Als dit het geval is voor deze optie, kun je hier aangeven hoeveel deze optie geboekt kan worden. Is er bij de optie geen sprake dat het meerdere keren geboekt kan worden? Vul hier dan ‘0’ in. Het kan zijn dat je een limiet wilt vaststellen aan de kosten van de optie. Dit kun je invullen bij het veld ‘Prijs max’. Ongeacht hoe vaak de optie wordt geboekt, het bedrag zal nooit hoger worden dan het bedrag dat ingevuld staat bij ‘Prijs max’. Stap 4.6: Verplicht, tonen in module en ter plaatse betalen Als een optie verplicht is, kun je dit aangeven door ‘Verplicht’ op ‘Ja’ te zetten. Dit is vooral van toepassing voor opties zoals; borg, eindschoonmaak, toeristenbelasting, etc. Als je de optie wel wilt aanmaken, maar nog niet wilt dat dit voor de klant zichtbaar wordt in de module, dan kun je ‘Tonen in module’ op nee zetten. Dit is ook handig als je de opties alleen wilt gebruiken bij het aanpassen van de reservering. Als het bedrag van de optie pas bij aankomst betaald moet worden, kun je ‘Ter plaatse te betalen’ op ‘Ja’ zetten. Dit zorgt ervoor dat de optie wel zichtbaar is. Er wordt hier een extra pagina op de factuur voor aangemaakt. Stap 4.7: Koppelen aan boekingsmodule of arrangementen Hier kun je aangeven waar de optie aan gekoppeld moet worden. Hier zijn verschillende opties voor: Alleen boekingsmodule Alle arrangementen en boekingsmodule Alle arrangementen Specifieke arrangementen Alleen boekingsmodule Dit zorgt ervoor dat de optie alleen wordt weergegeven op data dat er geen arrangementen zijn. Op data waarvoor een arrangement geldt, wordt deze optie dus niet weergegeven. Alle arrangementen en boekingsmodule Dit zorgt ervoor dat de optie altijd zichtbaar is, binnen en buiten arrangementen. Alle arrangementen Dit zorgt ervoor dat de optie zichtbaar is voor alle arrangementen, maar niet voor data buiten de arrangementen. Specifieke arrangementen Je kunt ook een specifiek arrangement selecteren waar deze optie voor wordt gebruikt. De optie wordt dan alleen weergegeven voor het geselecteerde arrangement. Klaar! Als je op ‘Toevoegen’ klikt, wordt de optie toegevoegd. Je kunt vervolgens meteen een nieuwe optie aanmaken of terug gaan naar het overzicht. Wil je graag testen of de optie goed werkt? Bekijk dan de preview van de boekingsmodule via bij de acties van de accommodatie. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

DEEL 1: DE VERSCHILLENDE MAILS: Voor verschillende doeleinden worden er vanuit het systeem mails verstuurd naar de klant. Sommige mails gaan automatisch, sommige handmatig, sommige kun je ook aan of uit zetten. Hieronder behandelen we iedere verschillende mail. Bevestigingsmail Heb je ingesteld dat de gast zelf de reservering moet bevestigen? Dan wordt de bevestigingsmail naar de gast verstuurd. Hierin staat een link waarmee de gast de reservering kan bevestigen. Deze check wordt gedaan om er zeker van te zijn dat er een valide e-mailadres is ingevuld. Wil de reservering door de klant laten bevestigen, of wil je de reservering eerst keuren? Dit kun je instellen bij de instellingen van de accommodatie. Goedkeuringsmail Als je hebt ingesteld dat je reserveringen eerst zelf wilt keuren voordat ze bevestigd worden, dan wordt de goedkeuringsmail verstuurd als de klant een reservering heeft gedaan. De goedkeuringsmail dient als een voorlopige bevestiging om de klant te laten weten dat de reservering in behandeling wordt genomen. Als je de reservering hebt bevestigd, dan ontvangt de klant de definitieve reserveringsbevestiging. Aanvraagmail Werk je niet met de directe boekingsmodule, maar met aanvragen? Dan ontvangt de klant de aanvraagmail als ze een aanvraag hebben gedaan. Reserveringsmail Is de reservering door jou of de gast zelf bevestigd? Dan ontvangt de gast een reserveringsmail. Dit is een bevestiging van de reservering. Hier wordt ook de factuur in meegestuurd. Check-in mail Check je reserveringen in en uit en heb je ingesteld dat er een mail moet worden verstuurd bij het in- en uitchecken? Dan ontvangt de klant deze mail zodra je de reservering incheckt. Check-out mail De check-out mail werkt hetzelfde als de check-in mail, alleen wordt deze verstuurd als je de gast uitcheckt. Herinneringsmail Als een klant de betalingen niet op tijd heeft gedaan, dan kun je de klant een herinneringsmail versturen. Deze mail kan alleen handmatig verstuurd worden bij de acties van de reservering. Deze optie wordt zichtbaar als het betaaltermijn is verstreken. Betalingsbevestigingsmail Als de klant de betaling heeft voldaan, dan ontvangen zij een betalingsbevestiging. Of er een betalingsbevestiging wordt gestuurd, kun je instellen bij de algemene instellingen. Bedankmail Wil je de gast bedanken voor hun verblijf? Dan kun je de ‘Bedankmail versturen’ op ‘Ja’ zetten bij de algemene instellingen. Wil je weten waar je dit precies kunt doen? Als het is ingesteld dat deze verstuurd moet worden, dan wordt de bedankmail 2 weken na verblijf verstuurd. Annuleringsmail Heb je een reservering geannuleerd? Dan wordt de annuleringsmail verstuurd naar de gast. Meterstandenmail Bereken je de kosten van gas, water en elektra door aan de gast en heb je dit ingesteld? Dan kun je deze mail na het verblijf handmatig versturen. De factuur van het verbruik wordt ook meegestuurd in de bijlagen van deze mail. Factuurmail Deze mail wordt verstuurd als je een losse factuur hebt aangemaakt via de factuurmodule en daarin hebt aangegeven dat je de klant een mail wilt versturen. De losse factuurmodule kun je aanzetten in de algemene instellingen. Let op! Voor reguliere reserveringen wordt de factuur niet met deze mail verzonden, maar met de reserveringsmail. Variabele mail Je kunt ook variabele mails sturen. Je kunt zelf aangeven wanneer deze verstuurd moet worden en of de factuur mee moet worden gestuurd. DEEL 2: Mails personaliseren In het begin staat er voor iedere mail een standaard sjabloon ingesteld. Je kunt ook je eigen mailsjablonen maken. Dit leggen we uit in het onderstaande stappenplan. Stap 1: Ga naar [Instellingen] in de menubalk Stap 2: Klik op ‘Mail Sjablonen’ Je vindt dit icoon in de balk met alle grote iconen deze iconen bevinden zich boven de algemene instellingen. Stap 3: Klik op ‘Mailtemplate toevoegen’ Wil je eerst zien hoe de standaard mailtemplates eruit zien? Dan kun je deze bekijken bij ‘Vaste mailtemplates’. Stap 4: Gegevens invoeren Je krijgt nu een scherm waarin je jouw eigen mailsjabloon/ -template kunt maken. De verschillende velden behandelen we hieronder. Titel mailtemplate Hier kun je de titel van jouw mailtemplate neerzetten. Dit is er puur voor dat je het zelf terug kan vinden in het systeem. De klant zal deze titel niet zien. Voor de titel is het belangrijk dat je de deze een andere naam geeft dan de standaard templates, anders kun je niet zien welk template standaard is en welke je eigen. Een handige vuistregel om het altijd overzichtelijk te houden is door de titel als volgt te noemen: [soort mail] + [bedrijfsnaam]. Zo zie je altijd wat van mail het is én dat het je eigen gemaakte template is. Onderwerp mail Wat je hier invoert, wordt het onderwerp van de mail. De klant zal dit als eerste zien als ze jouw mail in de mailbox binnenkrijgen. Taal Hier kun je de taal selecteren van de mail. Dit zorgt ervoor dat Engelse gasten een Engelse mail krijgen en Nederlandse gasten een Nederlandse mail. Kopiëren uit sjabloon Wij raden het altijd aan om de standaard versie van de sjabloon te kopiëren als je een eigen mailtemplate wilt maken. Zo ben je er zeker van dat de juiste variabelen worden overgenomen. Dit is ook erg handig als je slechts kleine aanpassingen wilt maken aan het standaard sjabloon. Inhoud Hier kun je de tekst van de mail schrijven. Wil je variabelen, zoals de naam van de klant, toevoegen? Klik dan op ‘Variabelen bekijken’. Er verschijnt dan een scherm met alle variabelen die je kunt gebruiken. Let op! Niet iedere variabele kan worden gebruikt bij iedere mail. Let er ook op dat als je bijvoorbeeld de KvK variabele wilt gebruiken, dat er een KvK nummer staat ingevoerd bij de stamgegevens. Als het systeem de variabele niet kan vinden, dan zal de letterlijke variabelnaam getoond worden in de mail. Controleer dit dus altijd goed. Toevoegen Staat alles goed ingevuld en ben je tevreden? Klik dan op ‘Toevoegen’ om het mailsjabloon op te slaan. Eigen logo toevoegen aan de mails Je kunt de mails ook voorzien van een eigen logo. Dit kun je instellen bij ‘Huisstijl’ bij [Instellingen]. DEEL 3: Eigen mailsjablonen instellen Als je een eigen mailsjabloon hebt aangemaakt, dan staat deze nog niet meteen op de juiste plek ingevoerd. Hoe en waar je dit kunt doen, behandelen we in dit hoofdstuk. De meeste mails kun je instellen bij het maildraaiboek. Alleen de reserveringsmail, betalingsbevestigingsmail en check-in en -uit mails kun je instellen per accommodatie. We behandelen beide instellingslocaties. Stap 1: Ga naar [Instellingen] in de menubalk Stap 2: Klik op ‘Mail draaiboek’ Je vindt dit icoon in de balk met alle grote iconen deze iconen bevinden zich boven de algemene instellingen. Stap 3: Stel de juiste mailsjablonen in Je bent nu aangekomen op een scherm met meerdere tabbladen. Iedere mail heeft een eigen tabblad. Je kunt vervolgens het gewenste mailsjabloon invoeren. Voor iedere ingestelde taal kun je een mailsjabloon invoeren. Staat jouw er niet tussen? Ga dan naar [Instellingen] -> ‘Talen’ en vink jouw gewenste taal aan. Staat jouw gewenste taal niet tussen de talen? Neem dan contact op met Reservation Manager. We helpen je graag verder. DEEL 4: Overige mails instellen en bijlagen toevoegen De reserveringsmail, bevestigingsmail, betalingsbevestiging, check-in- en check-out mail worden allemaal per accommodatie ingesteld. Deze kun je dus niet invoeren bij het maildraaiboek bij [Instellingen]. Deze kun je instellen bij de instellingen van de accommodatie. Hieronder geven we aan waar je dit kunt instellen. Stap 1: Ga naar [Accommodaties] in de menubalk Stap 2: Klik op ‘Accommodatie bewerken’ Klik op ‘Accommodatie bewerken’ (Drie puntjes achter de accommodatie) bij de gewenste accommodatie. Stap 3: Klik op NL of een andere taal Hier kun je de bevestigingsmail, reserveringsmail, betalingsbevestigingsmail, check-in- en check-out mail instellen. Bij ‘NL’ kun je de bijlagen invoeren voor de Nederlandse mails, bij de andere talen kun je de bijlagen invoeren voor de andere talen. Let op! Het instellen van een bevestigingsmail is alleen mogelijk als je hebt ingesteld dat de klant zelf de reservering goedkeurt. Het instellen van een check-in- en check-out mail kan alleen als er is ingesteld dat er mails moeten worden verstuurd bij het in- en uitchecken. Bijlagen toevoegen: Op deze pagina kun je ook verschillende bijlagen toevoegen. Alle bijlagen worden met de reserveringsmail meegestuurd. Je kunt 5 eigen bijlagen toevoegen en een bijlage voor de huurvoorwaarden. Heb je geen huurvoorwaarden ingevoerd? Dan worden de standaard voorwaarden meegestuurd. Wat je instelt als de huurvoorwaarde, wordt ook gebruikt bij de voorwaardenlink op de boekingsmodule. Klaar? Klik dan op ‘Accommodatie wijzigen’. De wijzigingen zijn dan opgeslagen. DEEL 5: Losse mails versturen en verstuurde mails bekijken Het kan voorkomen dat je een specifieke klant een mail wilt versturen, of dat je wilt zien welke mails verstuurd zijn. Dit kun je op de volgende manier doen: Stap 1: Ga naar [Reserveringen] in de menubalk Stap 2: Klik op ‘Bericht sturen naar huurder’ bij de acties van de desbetreffende reservering Stap 3: E-mail versturen Hier kun je de gegevens invullen voor het versturen van de mail. Onderwerp van de mail Wat je hier invoert, wordt het onderwerp van de mail. De klant zal dit als eerste zien als ze jouw mail in de mailbox binnenkrijgen. Titel in de mail Wat je hier invoert wordt de titel van de mail als je het terug zoekt bij de reeds verstuurde mails. Dit is puur voor je eigen overzicht. De klant kan deze titel niet zien. Extra ontvangers De mail wordt standaard verstuurd naar het mailadres die voor deze reservering staat ingesteld. Wil je weten waar je dit kunt wijzigen? Klik dan hier. Als er meer e-mailadressen zijn waar deze mail naartoe verzonden moet worden, dan kun je deze e-mailadressen hier invoeren. Bijlages Hier kun je de bijlagen invoeren die met de mail worden verstuurd. Bij ‘Standaard bijlages bijvoegen’ kun je de factuur of andere standaard ingestelde bijlages selecteren. In DEEL 4 wordt uitgelegd waar je deze bijlages in kunt stellen. Het bericht Hier kun je je bericht schrijven die je naar de huurder wilt sturen. Je kunt er ook voor kiezen om eerst een sjabloon te kopiëren. Klaar? Klik dan op ‘E-mail verzenden’. De mail wordt dan naar het e-mailadres van de huurder en de eventueel ingevulde extra e-mailadressen verstuurd. Reeds verstuurde mails bekijken Als je op ‘Reeds verstuurd’ klikt, dan krijg je een overzicht met alle mails die verstuurd zijn naar deze huurder. Zo kun je gemakkelijk controleren of de mail goed is verstuurd. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Stap 1: Naar Reserveringen Als je bij Reservation Manager inlogt, kom je standaard als eerste bij de reserveringen. Je kunt ook altijd terug naar de reserveringen gaan door te klikken op ‘Reserveringen’ in de menubalk. Stap 2: Klik op ‘Toevoegen’ Dit doe je door middel van het groene plusje op het scherm. Stap 3: Klik nogmaals op ‘Toevoegen’ Klik nogmaals op ‘Toevoegen’ om een reservering toe te voegen. Je kunt in dit scherm o.a. ook een blokkering toevoegen of een arrangement. Stap 4: Selecteer de accommodatie waarvoor de reservering is Stap 5: Vul de gegevens in Op deze pagina kun je de gegevens invullen die van toepassing zijn voor de reservering. Dit scherm wordt ook gebruikt bij het wijzigen van de reservering. Dus als je weet hoe je een reservering kunt toevoegen, dan weet je ook hoe je hem kunt wijzigen. Stap 5.1: Aantal personen & Aankomst- en vertrekdatum Als eerste kun je het aantal volwassenen en kinderen invoeren. Ook kun je een andere accommodatie selecteren, als je de verkeerde hebt gekozen. Daaronder kun je de aankomst- en vertrekdatum selecteren. Wil je een reservering verder in het verleden maken in het verleden? Verhoog dan het aantal anti-dateer dagen bij de instellingen van de accommodatie. Stap 5.2: Gegevens van de boeker invullen Hier kun je de gegevens van de boeker invullen. Het e-mailadres dat je invult bij ‘E-mailadres’ wordt gebruikt voor het versturen van verschillende mails, zoals de reserveringsbevestiging of de bedankmail. Zijn er meer e-mailadressen waar de mails naartoe moeten? Deze kun je dan invullen bij ‘E-mailadres (Extra)’. Stap 5.3: Opmerkingen toevoegen Er zijn 3 soorten opmerkingen die je kunt toevoegen. Privé, openbaar en opmerkingen voor de factuur (deze kun je helemaal onderaan invullen). Opmerkingen privé Privé opmerkingen worden nooit getoond op de factuur of gemaild naar de klant. Dit kun je dus gebruiken als je een opmerking wilt plaatsen die de klant niet mag lezen. Opmerkingen openbaar Opmerkingen die je hier neerzet, worden getoond als je met de muis staat op het tekstwolkje, naast de naam van de boeker bij de reservering. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken voor dieetwensen of andere speciale wensen. Opmerkingen voor op de factuur Wil je informatie weergeven op de factuur? Vul dit dan in bij ‘Opmerkingen voor op de factuur’. Stap 5.4: Extra opties en bijkomende kosten toevoegen Als je opties of bijkomende kosten hebt toegevoegd aan de accommodatie, dan kun je die hier selecteren. De kosten van de optie worden dan toegevoegd aan het totaalbedrag. Dit wordt ook getoond op de factuur. Wil je snel een eenmalige optie toevoegen? Zet bij [Instellingen] in de menubalk dan ‘Gebruik factuur module’ op ‘Ja’. Stap 5.5: Kortingen toevoegen of bedrag wijzigen Hier kun je kortingen toevoegen of het totaalbedrag wijzigen. Omschrijving (optioneel) Op de factuur staat er standaard ‘Huurprijs Accommodatie’, voor de huurprijs. Als je de omschrijving wilt personaliseren, dan kun je dat hier wijzigen. Omschrijving korting Als je een korting toevoegt, dan kun je hier aangeven hoe de korting wordt vermeld op de factuur. Ander kun je deze leeg laten Korting toepassen en type korting Hier kun je de hoogte van de korting aangeven. Bij ‘Type korting’ kun je aangeven of het een percentage is, of een vast bedrag. Kortingscode Werk je met kortingscodes? Dan kun je deze hier invullen. De korting die hoort bij de code wordt dan verrekend. Totaalbedrag (indien andere prijs) Wil je de hoogte van de huurprijs helemaal wijzigen? Dan kun je dit hier invoeren. Het bedrag dat je hier invult, overschrijdt het standaardbedrag. Opties en bijkomende kosten worden nog wel boven op dit bedrag berekend. Kortingen & Opslagen verrekenen Als je werkt met kortingen en opslagen en deze wilt verrekenen in het bedrag, dan kun je deze op ‘Ja’ zetten. Stap 5.6: Overige opties Bevestigingsmail sturen naar klant Als deze optie op ‘Ja’ hebt staan, dan wordt er een bevestigingsmail gestuurd naar de klant als je de reservering hebt toegevoegd. Deze reservering is in optie Als je de reservering nog niet meteen wilt bevestigen, dan kun je deze optie op ‘Ja’ zetten. De reservering komt dan onder het tabblad ‘Opties te keuren’ te staan, bij [Reserveringen] in de zwarte menubalk. Hier kun je de reservering bevestigen of afkeuren. Heb je deze optie op ‘Ja’, dan ontvangt de klant een mail dat de reservering in optie is. De te gebruiken taal Deze optie wordt gebruikt om te bepalen welke versie van de reserverings- of optiemail wordt verstuurd. Als je deze op Nederlands zet, dan wordt de Nederlandse versie verstuurd. Staat deze op Engels? Dan worden de mails in het Engels verstuurd. Assurantiemodule Heeft de klant nog geen annuleringsverzekering? Dan kun je die hier afsluiten. Hiervoor heb je wel de gegevens en de toestemming van de klant nodig. Je kunt de link ook doorsturen naar de klant, zodat ze het zelf in kunnen vullen, als je dit handiger vindt. Stap 5.7: Prijs berekenen Door op deze knop te klikken kun je controleren of de prijs goed staat. Klopt dit niet? Controleer dan of je de kortingen goed hebt ingevuld, of dat de beschikbaarheidsperiodes van de accommodatie zijn voorzien van de juiste prijzen. Wil je weten hoe je de prijzen van de beschikbaarheidsperiodes van de accommodatie goed invoert? Klik dan hier. Stap 5.8: Reservering toevoegen Is alles goed ingevoerd en klopt de prijs? Dan kun je de reservering toevoegen door te klikken op ‘Reservering wijzigen’. De reservering is nu toegevoegd. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Waar wordt het voor gebruikt? Een arrangement wordt vaak gebruikt voor een speciale week, weekend en/of midweek, bijvoorbeeld met de verschillende feestdagen. Je zorgt met een arrangement er namelijk voor dat niet de prijs van de beschikbaarheid gerekend wordt maar dat de prijs van het arrangement gerekend zal worden. Ook kan je voor een arrangement dus andere aankomst en vertrekdagen aangeven, die voor een bepaalde periode gelden. Hieronder volgt het stappenplan waarin we uitleggen hoe je arrangementen kunt toevoegen. Stap 1: Ga naar ‘Accommodaties’ in de menubalk Stap 2: Klik nu op de drie puntjes achter de accommodatie en kies voor ‘Arrangementen beheren’ Stap 3: Klik op ‘Arrangement toevoegen’ Stap 4: Gegevens van de korting of opslag invullen Stap 4.2: Titel en omschrijving Wat je invult bij de titel wordt weergegeven in de boekingsmodule, In de omschrijving kun je het arrangement verder toelichten. Deze wordt weergegeven op de factuur zodra de periode geboekt worden Stap 4.3: Datum van: Datum tot: Vul hier de gewenste datum in wanneer het arrangement ingaat en afloopt. (Een aankomstdatum en een vertrekdatum) Stap 4.4: Personen Je kunt hier het maximaal aantal personen invullen, wil een boeker meer gasten invullen dat het ingegeven aantal personen zal dit dus niet lukken. Stap 4.5: Prijs Vul hier de gewenste prijs in voor de boven ingegeven periode en het aantal personen. Stap 4.5: Arrangementen koppelen aan: Je kunt uit de volgende mogelijkheden kiezen hoe het arrangement ingesteld moet worden: Compleet: Het arrangement is nu verplicht voor de boeker, hij moet dus op de ingegeven datum aankomen en op de ingegeven datum vertrekken. Alleen zichtbaar: Het is niet verplicht om voor het arrangement te kiezen als boeker, je zou dus ook een dag later aan kunnen komen dan de datum die is ingegeven. De prijs zal dan ook gewoon uit de beschikbaarheid gepakt worden. Nee: Het arrangement is niet zichtbaar voor de boeker, alleen jij kan hem boeken / reserveren. Klaar! Het arrangement is nu succesvol toegevoegd. Je kunt nu nog een arrangement toevoegen, of klik op ‘Vorige pagina’ om terug te gaan naar het overzicht. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Stap 1: Naar reserveringen Als je bij Reservation Manager inlogt, kom je standaard als eerste bij de reserveringen. Je kunt ook altijd terug naar de reserveringen gaan door te klikken op ‘Reserveringen’ in de menubalk. Stap 2: Klik op ‘Wijzig betaalstatus / plaats’ Klik op de drie puntjes achter een reservering en kies nu voor "Betaling boeken / plaats wijzigen" om de betaalstatus te wijzigen. Stap 3: Betaalstatus wijzigen Als je het scherm opent, heb je 6 velden elk geschikt voor iets anders zoals: aanbetaling, restbetaling extra betaling, waarborg en touroperator. Hieronder vind je verdere informatie over al deze velden. Stap 3.2: aan-, rest- en extra betaling Aanbetaling Bij de instellingen van de accommodatie kun je aangeven hoeveel procent de aan- en restbetaling moet zijn. Het bedrag dat ingevuld staat bij de aan- en restbetaling wordt berekend aan de hand van deze instelling. Als de aanbetaling is gedaan, dan kun je de aanbetaling op ‘Ja’ zetten. Het bedrag wordt dan ingevuld. Daarachter kun je de datum van betaling invoeren en de manier waarop betaald is. Is er een hoger of lager bedrag aanbetaald? Dan kun je het bedrag van de aanbetaling handmatig wijzigen. Als ‘Aanbetaling voldaan’ op ‘Ja’ staat en de wijzigingen opslaat, dan verandert de kleur van het factuurnummer van rood, naar geel. Zo kun je snel zien welke reserveringen de aanbetalingen nog moeten betalen. Restbetaling De restbetaling werkt hetzelfde als de aanbetaling. Als zowel de aanbetaling als de restbetaling betaald zijn, dan veranderd de kleur van het factuurnummer naar groen. Zo kun je ook snel zien welke reserveringen volledig zijn betaald. Extra betaling Als er een extra betaling is gedaan of als er een extra betalingstermijn is, dan kun je dit invoeren bij de extra betaling. Stap 3.3: Waarborg Waarborg voldaan In dit veld wordt het bedrag ingevuld dat je standaard hebt ingevuld bij de instellingen van de accommodatie. Als de borg is voldaan, dan kun je deze aanvinken. Als je na het wijzigen teruggaat naar de reservering, dan zie je dat er een icoontje is verschenen naast de naam van de boeker. Hieraan kun je zien dat de borg is betaald. Waarborg voldaan RETOUR Zijn de gasten weer vertrokken en hebben ze de borg weer teruggekregen? Dan kun je dit veld op ‘Ja’ zetten. Stap 3.4: Touroperator Maak je gebruik van een touroperator en ontvangt deze een gedeelte van de omzet? Dan kun je hier aangeven hoeveel de touroperator ontvangt. Stap 3.5: Bevestiging mailen Bij ‘klant mailen’ kun je aanvinken of je de bevestiging wilt mailen. Als je deze op ‘Ja’ zet, dan wordt de mail gestuurd naar de klant. Stap 3.6: Opmerkingen Als je opmerkingen wilt toevoegen of wijzigen, dan kun je deze hier aanpassen. Dit zijn dezelfde opmerkingen die je bij het wijzigen of aanmaken van de reservering kunt aangeven. Hier kun je precies lezen waar deze opmerkingen worden getoond. Klaar! Staat alles goed ingevuld? Dan kun je op ‘Reservering wijzigen’ klikken. De betaling is dan verwerkt. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Stap 1: Naar reserveringen Als je bij UwBoeking.com inlogt, kom je standaard als eerste bij de reserveringen. Je kunt ook altijd terug naar de reserveringen gaan door te klikken op ‘Reserveringen’ in de menubalk. Stap 2: Klik op het ‘planbord’ Dit icoon bevindt zich links bovenin de balk met de verschillende iconen. Zodra je hier op klikt zal het planbord verschijnen. Stap 3: Het planbord Op het planbord zie je wanneer een accommodatie geboekt, geblokkeerd of nog beschikbaar is. Meer weten over hoe een blokkering of reservering toe te voegen klik hier. Stap 4: verschillende stijlen planbord Er zijn 2 verschillende planbord stijlen, de stijl van het planbord is dan ook te selecteren bij de algemene instellingen pagina onder het kopje ‘Algemeen’. Bij de nieuwe stijl van het planbord is het aantal te verschijnen dagen rechts bovenin het scherm te selecteren. De aankomst en vertrek dagen worden altijd voor de helft afgeblokt op het planbord. Bij de oude stijl van het planbord zijn er verschillende opties links bovenin in het scherm te selecteren. Zo kun je kiezen om een en/of twee maanden te laten zien. Wil je dit als standaard instellen dan kan dit dor naar de instellingen te gaan in de zwarte balk en selecteer dan de optie onder het kopje algemeen. Ook kan je kiezen welke maand je wilt zien en of je alle accommodaties wilt zien of alleen de accommodaties die op actief staan ingesteld. De aankomst dag wordt in de oude stijl va het planbord altijd oranje gekleurd. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Waar wordt de losse factuurmodule voor gebruikt? De factuur module wordt vooral veel gebruikt om facturen te maken voor gasten die hun factuur al betaald hebben maar bij aankomst toch nog iets extra’s reserveren zoals bijvoorbeeld: fietsen, tenten, eten en of drinken. Stap 1: Ga naar ‘instellingen’ in de menubalk Stap 2: Het aanzetten van de ‘Factuurmodule’ Deze optie vindt je onder het kopje ‘Extra modules in UwBoeking.com’. zodra je deze optie op JA zet zal er een extra tabblad in de menubalk getoond worden genaamd facturen. Stap 3: Ga naar ‘facturen’ in de menubalk Stap 4: Het overzicht van je losse facturen Op dit scherm vindt je het overzicht van al jouw losse facturen. Deze zijn te filteren door middel van de groene balk, er kan hier gekozen worden voor alle facturen, betaald en openstaand. Stap 5: Een losse factuur toevoegen, klik op ‘Toevoegen’ Dit doe je door middel van het groene plusje op het scherm. Stap 5.1: Selecteer een accommodatie Op deze pagina moet je een accommodatie selecteren dit zal later op de factuur getoond worden. Stap 5.2: Gegevens van de factuur invullen Op dit scherm moet je de gegevens van de factuur invullen zoals: persoonlijke gegevens van de gast, opties, taal en mogelijk een opmerking. Stap 5.3: Informatie & gegevens van de boeker Bij dit kopje vul je alle benodigde informatie in van de gast, ook is het mogelijk om een aankomst en een vertrek tijd aan de factuur toe te voegen. Alle gegevens die je hier invult zullen ook op de factuur getoond worden. Stap 5.4: Opties en bijkomende kosten In de bovenste regels van dit veld zullen de standaard opties en bijkomende kosten staan als deze zijn ingesteld bij de desbetreffende accommodatie. Onder de standaard opties en bijkomende de kosten zijn er een aantal velden leeg hier kan je zelf verschillende opties in aanmaken. Stap 5.5: Algemeen ( NL ) Onder dit kopje kan je de taal selecteren, Ook kan je een opmerking toevoegen aan de factuur deze zal op de factuur getoond worden ( niet verplicht ). Als je wilt dat de graag direct een mail met de factuur ontvangt zet je de optie ‘bevestigingsmail sturen naar klant:’ op JA. Wil je weten welke mail er verstuurd wordt kijk dan bij de handleiding van het maildraaiboek. Stap 5.6: Factuur wijzigen De factuur is nu succesvol aangemaakt. Stap 6: Opties achter de factuur Achter de factuur bevinden zich drie puntjes je een aantal iconen hieronder een korte uitleg over elk icoon: Via betaling boeken kunnen de betalingen die handmatig overgemaakt worden geregistreerd worden. Via factuur bewerken kunnen de gegevens van de factuur gewijzigd worden. Door op verstuur reserveringsbevesteging te klikken wordt er een mail met de gemaakte factuur verstuurd naar de gast. Zodra je op het rode kruis klikt wordt de factuur verwijderd, de factuur zal dan ook niet meer teruggevonden kunnen worden in het systeem. Einde! Dit was de uitleg van de factuurmodule. Mocht je nog vragen hebben of mochten er onduidelijkheden zijn. Kun je altijd contact met ons opnemen. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Een iCal koppeling is een signaal dat aan een reserveringssysteem door gegeven wordt. Hierbij wordt de agenda doorgestuurd met alle bestaande reserveringen. Wanneer je normaal bijvoorbeeld AirBNB gebruikt stuur je doormiddel van een iCal koppeling de data door die al gereserveerd zijn via AirBNB. Ook nieuw binnengekomen reserveringen worden doorgestuurd d.m.v. een blokkering in het systeem van Reservation-Manager. Hiermee worden de zojuist gereserveerde data dichtgezet in ons systeem. Dit wordt gedaan door de iCal van AirBNB in ons systeem te zetten. De andere kant op werkt identiek. In dat geval wordt de iCal van UwBoeking.com in het systeem van AirBNB gezet. Hiermee worden alle reserveringen die via ons systeem binnenkomen dichtgezet in de kalender bij AirBNB. Let op: Bij een reserveringsaanvraag werkt dit anders, deze wordt pas doorgestuurd naar AirBNB zodra deze via het systeem van Reservation Manager definitief gemaakt worden. Zodra geen actie ondernomen wordt bij deze aanvraag, kan er ook niets doorgestuurd worden naar AirBNB in dit geval. Wanneer delen van de accommodatie los geboekt kunnen worden, kunnen deze door een interne koppeling gekoppeld worden aan de gehele accommodatie. Hiermee voorkom je een reservering voor een deel van de =accommodatie wanneer de volledige =accommodatie al verhuurd is. Dit werkt uiteraard ook de andere weg terug. Hierdoor kan wel het andere deel van de accommodatie verhuurd worden maar niet de gehele accommodatie. Instellen van de iCal koppeling Nu we weten wat een iCal koppeling is, kunnen we hem gaan instellen. Stap 1: Aanzetten van ICAL Eerst moet de mogelijkheid tot gebruik van iCal aangezet worden. Dit is te vinden bij het tabje “Instellingen”. Bij “Extra modules in Reservation Manager” wordt “iCal Kalenderkoppeling gebruiken?” Op JA gezet. Stap 2: Klik op het icoon ‘ICal koppelingen beheren’ Dit icoon vindt je achter de desbetreffende accommodatie waarvan je dan ICal koppeling in wilt stellen. Onderstaand een foto van het icoontje aangegeven met een rode cirkel. Stap 3: Ical koppeling toevoegen Nu is het een kwestie van iCal-link plaatsen in Reservation Manager. Klik op de knop “iCal toevoegen”. Vul hier een gewenste titel in, deze is enkel intern voor jou te zien in Reservation Manager. Plak de link van het systeem waarmee je een koppeling wilt maken in “Link van de aanbieder”. Deze vindt je in het systeem van de aanbieder, mocht je hier niet uitkomen, neem dan gerust contact met ons op en wij zullen je proberen verder te helpen. Stap 3.1: iCal type Zoek je in de lijst bij “Type” naar het systeem waarvan je de link hebt. Staat je aanbieder er niet bij? Kies dan voor het type Reservation Manager Standaard. Stap 3.2:De iCal koppeling toevoegen Klik op de knop toevoegen en de iCal koppeling van het ingevoerde systeem is eenzijdig gekoppeld met Reservation Manager. Stap 4: De iCal koppeling tweezijdig instellen Nu moet enkel onze koppeling in jouw systeem geplaatst worden. De link die je hiervoor nodig hebt is te zien in het overzicht boven alle toegevoegde iCal koppelingen. Je hebt de keuze uit 3 verschillende iCal types met verschillende iCal links, deze types zijn hieronder uitgelegd. Compleet - hierin staan alle gewone reserveringen, blokkeringen en alle iCal reserveringen (welke ook van andere touroperators binnenkomen). Uitgebreid - hierin staal alle reserveringen en blokkeringen welke gemaakt zijn in Reservation Manager inclusief de interne iCal reserveringen (iCal reserveringen om een gedeelde accommodatie dicht te zetten). Eigen - hierin staan alle reserveringen en blokkeringen welke gemaakt zijn in Reservation Manager. Zodra je een keuze hebt gemaakt uit een van deze 3 links, kan deze toegevoegd worden aan het andere systeem. Let op: Elke accommodatie heeft een verschillende link, wanneer er ook maar een letter, cijfer of spatie te veel wordt toegevoegd aan de link zal de link niet of verkeerd werken. Klaar! De iCal koppeling is nu tweezijdig ingesteld, er zullen geen dubbele boekingen meer binnen komen ook zullen de kalenders van alle systemen gelijk aan elkaar lopen. Hulp nodig? Heb je deze handleiding goed doorgelezen, maar kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder. Mail: info@top-vakantiehuizen.be Tel: +32 56 89 15 80

Om annuleringen goed te kunnen verwerken, bij te houden en om de gast een annuleringsfactuur te kunnen bieden is er een makkelijke oplossing binnen ons systeem. Hierbij is afhankelijk of er gewerkt wordt met annuleringskosten of dat de volledige reservering een creditfactuur dient te krijgen. Je gaat naar de tab “Accommodaties” en kiest voor “Accommodatie toevoegen” Je maakt een nieuwe accommodatie aan met type accommodatie: “vakantiepark”. Als naam geef je de accommodatie de naam “Annuleringen”. Vervolgens vul je bij het aanmaken van deze extra accommodatie de adresgegevens in van de locatie waar jouw accommodaties zijn of worden opgehaald bij verhuur. De financiële instellingen zijn niet direct van belang, maar wij adviseren om te werken met 0% aanbetaling en 100% restbetaling, 52 weken voor aankomst. Op deze manier zal er altijd een totaalbedrag op de factuur komen te staan i.p.v. een verdeling van aan,- en restbetaling. Vervolgens is het van belang dat er beschikbaarheid ingevoerd wordt in de accommodatie. Dit is van belang bij het verplaatsen van de geannuleerde reservering naar de accommodatie Annuleringen. Hier komt later in deze tekst meer uitleg over. Wanneer je beschikbaarheid toevoegt raden wij aan om de hoeveelheid accommodaties die je beheert als aantal plaatsen aan te maken. Heb je bijvoorbeeld 10 accommodaties, dan maak je 10 plaatsen aan. Bij het invullen van de beschikbaarheid is de prijs niet van belang, deze zal niet gebruikt worden maar dient wel ingevoerd te worden. Je kan er dus voor kiezen deze gewoon op €0 te zetten. De aankomst,- en vertrek dag kan je het beste op elke dag van de week instellen. Na het invullen van de beschikbaarheid voeg je de namen van de accommodaties toe aan de aangemaakte hoeveelheid plaatsen. Zo kan je later duidelijker terugzien op welke accommodatie geannuleerd is. Dit doe je via “beschikbaarheid beheren van:”, bij de accommodatie “Annuleringen”, op de pagina Accommodaties. Vervolgens wordt gekozen voor “Namen plaatsen/kamers/ toewijzen”. Hier vul je de naam van de (overige) accommodaties in. Nadat je deze nieuwe accommodatie “Annuleringen” hebt aangemaakt zetten we deze module op niet actief. Dat kan ingesteld worden door naar de pagina “Accommodaties” te gaan , vervolgens klik je op de drie puntjes achter de accommodatie “Annuleringen” en kies voor "accommodatie bewerken". Daar zet je het vinkje onderaan de pagina bij “Module actief” op nee. Optioneel kunnen er nog opties/bijkomende kosten aangemaakt worden, wanneer deze nodig zijn voor de creditfactuur. Nu heb je alle basisstappen voltooid om reserveringen die geannuleerd worden simpel te kunnen overzetten naar “Annuleringen”. Annuleringen van mail voorzien (optioneel) Wat er gedaan dient te worden is een mailtemplate aan te maken, speciaal voor annuleringen. Je doet dit via “Instellingen”, vervolgens kies je voor Mail Sjablonen. Daar voeg je een mailtemplate toe door op de knop “Mailtemplate toevoegen” te klikken. Hierbij geef je een titel aan van de mailtemplate, deze is enkel voor jou als gebruiker zichtbaar. Het onderwerp van de mail is hoe gasten de mail binnen krijgen. Vervolgens kan je gebruik maken van een standaard sjabloon voor de Annuleringsmail. Deze pas je vervolgens naar wens aan, waarbij je de naam van het vakantiehuis kan weghalen. Dit omdat je anders refereert aan accommodatie “Annuleringen”. Wanneer alles naar wens staat, sla je dit template op door op de knop “Toevoegen” te drukken. Nu de mailtemplate is aangemaakt, dien je deze in te stellen. Dit doe je via de drie puntjes achter de accommodatie “Annuleringen” en kies weer voor accommodatie bewerken. Vervolgens ga je naar “NL” met de Nederlandse vlag ernaast. Hier kies je de eerder gemaakte mailtemplate toe op de plaats van de Reserveringsmail (Reserveringsbevestiging met factuur). Dit zorgt ervoor dat je bij een annulering de klant gemakkelijk kan mailen en deze automatisch de factuur van de annulering toegezonden krijgt. Geannuleerde reservering Wanneer een gast annuleert, verwerk je dit op de volgende manier. Je gaat naar de tab Reserveringen. Vervolgens zet je de geannuleerde reservering via het €-tekentje, dit is de “Wijzig betaalstatus/plaats” knop, naar de accommodatie “Annuleringen”. Vervolgens kies je de accommodatie waarop geannuleerd is als plaatsnummer. Je slaat deze gegevens op door op “reservering wijzigen” te drukken. Afhankelijk van de annuleringsvoorwaarden en de mate van betalingsverplichting die de gast heeft, pas je via de drie puntjes en dan reservering wijzigen het nog te betalen bedrag aan. Dit vul je in bij “Totaalbedrag”, en bij de omschrijving erboven vul je als omschrijving Annulering in, of bij gebruik van annuleringskosten “Annuleringskosten”. Hier wordt een eventueel al betaald bedrag automatisch vanaf gehaald. Vervolgens klik je nogmaals op de drie puntjes achter de desbetreffende accommodatie en kies nu voor verstuur reserveringsbevestiging op de overzichtspagina van Reserveringen. Hiermee mail je de gast met de gemaakte creditfactuur. De gast heeft hierna de mail van de annulering gekregen met de (credit)factuur van de annulering. Mocht je na deze uitleg nog vragen hebben, je kan ons bereiken via info@reservation-manager.eu of tijdens kantoortijden op ons telefoonnummer +32 56 89 15 80.